Картотекирането през календарната година е задължително и е съгласно "Статута на шахистите" в раздел "ДОКУМЕНТИ". За да бъде картотекиран даден човек като играч, треньор или съдия, трябва неговият шахклуб да е внесъл националния си клубен членски внос и да го е картотекирал като играч, треньор или съдия, а и този човек да е внесъл своя национален личен членски внос като играч, треньор или съдия (а за треньор или съдия да притежава и национален лиценз на БФШ, издаден от Треньорската комисия или Съдийската комисия, съответно).

Дейността, извършвана от некартотекирани лица, е най-сериозното административно нарушение в системата на БФШ и всички лица, виновни за нея, се наказват с цялата възможна строгост на закона.

​